En tu empresa han decidido implementar y certificar ISO9001 y te han nombrado Responsable, y ¿ahora qué? ¿Por dónde empezar? te damos algunos consejos.
1. Formación:
Necesitas capacitación en la norma, sí es así, por desgracia nadie nace sabiendo. Muchas veces tras sus palabras se esconden requisitos no vistos directamente por alguien que no está familiarizado con el lenguaje. La formación te ayudará a entender los requisitos de la norma. Hay que conocer bien la norma para implantarla satisfactoriamente en tu organización.
2. Elaboración de un plan de proyecto:
La implementación de un Sistema de Gestión es un proyecto más, con sus objetivos, sus plazos y su asignación de recursos. Si utilizamos las herramientas de Gestión de Proyectos para la implementación de nuestro Sistema de Gestión estaremos más cerca del éxito.
3. Definición de un equipo:
Este paso no depende de si tu empresa tiene 5 o 5000 trabajadores. La implicación de toda la empresa en el proyecto es otra de las claves del éxito. Es por eso que hay que crear un equipo de implementación en el que participen representantes de todas las áreas de la organización.
4. Asignación de responsabilidades a este equipo y capacitación del mismo:
Al hilo del punto anterior, definir claramente las responsabilidades de cada una de las personas que forman el equipo ayudará a que éste funcione más fácilmente. Además, la capacitación del mismo puede ser llevada a cabo por ti, que ya has recibido la formación correspondiente y la has pasado por el tamiz de tu propia empresa. Es decir, cuando asististe a la formación ya pensabas …”esto en mi empresa se aplicará así, y esto otro de aquella otra manera”… pues eso, ya desde el principio estabas adaptando la norma a tu organización, ¡comparte tu conocimiento! Si no, siempre podes solicitar ayuda a una consultora que te de una formación.
5. Reuniones con la Alta Dirección:
La implicación de la Alta Dirección de la empresa es imprescindible para el éxito de la implementación, de cualquier norma. Son ellos los que tienen la autoridad, los que gestionan los recursos, si los que mandan se implican tenemos gran parte del éxito asegurado.
Estas reuniones van a tener un doble efecto, por un lado mantener informada a la Dirección ayudará a que sigan tan implicados como el primer día, y por el otro, el equipo de implementación verá que va en serio. ¿Cuántas?, pues os recomendamos una para el lanzamiento del proyecto, una a mitad del proceso de implementación y otra al final, previa a la auditoria interna.
6. Análisis de la situación:
Partir de un buen diagnóstico del punto de partida es otro de los imprescindibles. Te recomendamos realizar el análisis por procesos, aunque también se puede hacer por áreas (siguiendo la filosofía de la norma). Después hay que resumir lo que hayas descubierto en formato de tareas a realizar:
– Procesos que se adhieren a la norma y están documentados
– Procesos que se adhieren a la norma y no están documentados
– Procesos que no se adhieren a la norma
7. Elaboración del mapa de procesos:
Aparte de un requisito de la norma, es una de las herramientas fundamentales para la implementación de la ISO 9001, y nos va servir de guía para la implementación.
8. Elaboración e implementación de la documentación, por parte del equipo
Ya hemos visto que la colaboración de toda la empresa hace que toda ella se implique en el proyecto y éste tendrá éxito. Aquí se aplica con más razón.
No sirve que tú (como responsable del Sistema) redactes toda la documentación, y luego te tendrás que sentar con cada uno de los que se ven afectados por ella, que introduzcan sus modificaciones, y ¿después?, luego el jefe del que se sentó contigo debe aprobarla, y ¡qué sorpresa!… quiere cambiarla, y así hasta el infinito.
Lo mejor es que la documentación se elabore por equipos de trabajo, formados por personas con responsabilidades en los procesos (ya sabemos quienes son, están en nuestro mapa de procesos).
9. Verificación de la documentación y su implementación:
Hay que verificar la adecuación de la documentación a la empresa, para ello nosotros te recomendamos las reuniones de seguimiento de la implementación. Reuniones en las que participa todo el equipo, se ponen en común las dificultades con las que se han topado y se buscan soluciones entre todos.
10. Definición de los objetivos e indicadores adecuados:
Este es otro de los puntos fundamentales y más complicados. Aquí simplemente buscar objetivos SMART (eSpecificos, Medibles, Alcanzables, orientados a Resultados y limitados en el Tiempo), en un número adecuado al tamaño de tu empresa.
Bueno, ya estas listos para enfrentar la implementación y que ésta sea todo un éxito, de todas formas, si aún así necesitas ayuda, no dudes en llamarnos, nosotros te podemos hacer la vida más fácil.
