La definición de “Información documentada” descrita en la norma ISO 9000:2015 es:
3.8.6 Información documentada:
Información (3.8.2) que una organización (3.2.1) tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.
Nota 1 a la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.
Nota 2 a la entrada: La información documentada puede hacer referencia a:
- El sistema de gestión (3.5.3), incluidos los procesos (3.4.1) relacionados;
- La información generada para que la organización opere (documentación);
- La evidencia de los resultados alcanzados (registros 3.8.10)
Nota 3 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del suplemento ISO consolidado de la parte 1 de las directivas ISO/IEC.
Esta definición, trae a colación de que cualquier cosa que se considere “Información” para una organización, puede ser considerada “información documentada” sin importar el formato ni el medio en que esta este alojada.
- Documentación, digital y en papel
- Registros, digitales y en papel.
- Formularios, digitales y en papel.
- Fotografías
- Catálogos
- Videos
- Correos electrónicos
- Mensajes por redes sociales
- Audios
- Páginas web
- Cartelería
- Manuales
- Procedimientos
- Leyes
- Protocolos
Esta gran diversidad, está comprendida dentro del concepto de “Información documentada”, por lo que es necesario mantenerla controlada. Dentro del apartado 7.5 Información documentada de la norma ISO 9001:2015, establece los requisitos para el control de esta información documentada:
7.5.3 Control de la información documentada
7.5.3.1 La información documentada que se requiere por el Sistema de Gestión de la Calidad y por esta norma internacional debe estar controlada para asegurarse de que:
a) Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y donde se necesite.
b) Se encuentre adecuadamente protegida.
7.5.3.2 Para poder controlar toda la información documentada, la empresa tiene que abordar todas las actividades que realice, según corresponda:
a) Acceso, distribución, recuperación y utilización.
b) Almacenamiento y conservación de la legibilidad.
c) Control de cambios.
d) Conservación y disposición.
La información documentada con la que cuente de origen externo, que la empresa determine como necesaria para realizar la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se tiene que identificar según resulte apropiado.
La información documentada se conserva como evidencia de la conformidad, se tiene que proteger frente a posibles modificaciones no autorizadas.
NOTA 1 El acceso debe implicar una decisión, esta decisión puede ser sólo de consulta de la información documentada o sin embargo, puede ser para consultar y modificar dicha documentación.
Con la transformación digital que viene sucediendo desde hace varios años, mucha de la información documentada se encuentra digitalizada, es por ello que herramientas de gestión documental, como ISO4docs.com, son de gran importancia para el sistema de gestión de la calidad, no solo para gestionar la información, sino que también para mantenerla controlada.
