Que una No Conformidad sea detectada en una auditoría externa, es uno de los momentos mas temidos por los responsables de calidad de toda organización.
En conjunto con algunos auditores de los entes de certificación, coincidimos en que la mayoría de las no conformidades se centran en estos 5 requisitos.
7.5 Información documentada
Todo sistema de gestión mantiene una gran estructura de información documentada que se debe controlar, dada la complejidad de implementar un sistema eficaz para tratar este apartado, es una de las principales fuentes de no conformidad detectadas en auditoría.
Los desvíos vinculados a este requisito se centran en:
- Se evidencia una deficiente distribución de los documentos necesarios para las operaciones.
- Se evidencia la ausencia de identificación de documentos externos aplicables a la organización, por ejemplo los textos legales relacionados con la protección de datos personales.
- Se evidencias errores en la identificación y codificación de documentos, en contra de lo expresado en el procedimiento de control de documentos.
- No se encuentra descrita la metodología de conservación (copia de seguridad) para los documentos en formato electrónico.
- Ausencia de una metodología definida para la revisión y aprobación de los documentos del sistema.
- Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo, los nombres o las personas responsables de la revisión y aprobación no coinciden con la realidad de las tareas.
- Se detecta que la distribución informática de documentos del sistema se realiza sin proteger los documentos contra los cambios y sin indicar que las copias impresas carecen de valor.
10.2 No conformidades y acciones correctivas
La gestión de los desvíos y reclamos detectados dentro de un sistema de gestión de la calidad, es el motor que empuja a todas las acciones para la mejora continua, es por ello que en auditorías externas se presta mucha atención a este apartado.
Los desvíos vinculados a este requisito se centran en:
- La organización no dispone de una metodología para el tratamiento de las no conformidades y las quejas.
- Se evidencia que la organización no siempre realiza análisis de causas cuando se emprenden acciones correctivas.
- Las acciones correctivas no siempre están encaminadas a eliminar la causa real de las no conformidades.
- No se encuentras definidas las responsabilidades y metodología para la apertura, seguimiento y cierre de las acciones correctivas.
- No existe evidencia de la comprobación de la eficacia de las acciones, las acciones han sido cerradas sin comprobar si las no conformidades pueden aparecer nuevamente.
- No existe trazabilidad documental con las no conformidades, auditorías o antecedentes que originan la apertura de acciones correctivas.
8.7 Control de salidas no conformes
La gestión de los desvíos detectados dentro de un sistema de gestión de la calidad, es el motor que empuja a todas las acciones para la mejora continua, es por ello que en auditorías externas se presta mucha atención a este apartado.
Los desvíos vinculados a este requisito se centran en:
- No siempre las salidas no conformes son identificadas para su uso o entrega no intencionada.
- No siempre se definen las acciones oportunas sobre los productos no conformes.
- No siempre se mantiene la información documentada relacionada con las salidas no conformes.
7.2 Competencia
La capacitación del personal es importante en cualquier organización. Aumenta la proactividad, proporciona mano de obra competente en los puestos de trabajo y otorga una evidencia sólida de educación y calificación cuando es necesario.
Los desvíos vinculados a este requisito se centran en:
- Se detecta que en algunos casos no se ha determinado la competencia necesaria para cubrir los puestos de trabajo definidos en el organigrama de la organización.
- La organización no planifica acciones formativas para asegurar la competencia del personal de la organización.
- Se detecta que no siempre se archivan las evidencias documentadas de las formaciones realizadas.
5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La falta de involucramiento del personal dentro del sistema de gestión se suele deber a que no se encuentra claramente establecido y comunicado los roles y responsabilidades que cada uno tiene para con el sistema de gestión.
Los desvíos vinculados a este requisito se centran en:
- No existe evidencia de la definición de responsabilidades y autoridades para todos los roles de la organización presentes en el organigrama.
- No existe evidencia de que todas las responsabilidades hayan sido comunicadas y entendidas por el personal de la organización.
- Las responsabilidades del sistema no han sido asignadas por la alta dirección.
Como se puede observar muchos de estos incumplimientos pueden ser fácilmente tratados con la incorporación de tecnología en los procesos. Es por eso que los invitamos a conocer nuestro software para sistemas de gestión ISO4docs.com.
